Büroalltag - warum das papierlose Büro der Zukunft nicht funktioniert hat

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Mit Visionen ist es so eine Sache. Was heute als zukunftsträchtig gilt, ist morgen eine Utopie. Über die Zukunft lässt es sich nur sehr schwer orakeln. Selbst unter dem Gesichtspunkt der Wissenschaftlichkeit lässt es sich schwer vorhersagen, welche Trends und Technologien aus der heutigen Perspektive die Welt von morgen dominieren werden.

Vor etwas mehr als 100 Jahren sahen Wissenschaftler und Fantasten die Welt im 21. Jahrhundert voller fliegender Kutschen. Mit Dampfantrieb und Insassen, die Zylinderhüte trugen. Außer auf Urlaubsflügen und auf Geschäftsreisen bewegen wir uns immer noch auf dem Boden. Luftverkehr ermöglicht uns zwar mehr Mobilität, aber die moderne Gesellschaft dominieren vielmehr das Internet und Smartphones. Bis vor wenigen Jahrzehnten sah dies jedoch niemand kommen.

1972 veröffentlichte der US-amerikanischer Ökonom Dennis L. Meadows mit seinen Kollegen vom Club of Rome ein Katastrophenszenario mit dem Titel "Die Grenzen des Wachstums". Die auf den damals vorliegenden Daten veröffentlichte Studie prognostizierte im angehenden 21. Jahrhundert eine apokalyptische Verknappung der Ressourcen, die die Menschheit an den Rand der Existenz drängen würde. Die im Detail beschriebenen Prognosen traten nach über 40 Jahren nicht ein.

Blaue Altpapiertonnen in Deutschland
Rob Irgendwer - Eigenes Werk, CC BY 3.0, Wiki commons
Mit dem Aufkommen des Personal Computers in den Büros Ende der 1980er/Anfang 1990er Jahre formierte sich schnell die Idee in den Köpfen umweltbewusster Visionäre vom "papierlosen Büro der Zukunft". So prognostizierte man, in zehn, zwanzig Jahren werde das Papier aus den Büros weitgehend verschwunden sein. Schriftverkehr, Notizen, Rechnungen und sonstige Dokumente wird es nur noch in digitaler Form geben. Eine schöne, neue Welt. Gäbe es da nicht einen kleinen Haken - die menschliche Natur, die das kognitive Denken gern mit der Haptik kombiniert. Heißt, wir haben einen viel emotionaleren Bezug zu Dingen, wenn wir anfassen, riechen, durch unsere Hände "erfahren" können.

Für viele Menschen ist es deshalb einfacher, sich an etwas zu erinnern, wenn sie es zuvor niedergeschrieben haben, ihr Erinnerungsvermögen also an die Motorik des Schreibens anknüpfen. Bei vielen funktioniert dieser Erinnerungsknoten nicht, wenn sie die Notiz eingetippt haben. Das gleiche gilt auch für in Ordnern abgeheftetes Material. Die meisten erinnern sich eher, in welchem Ordner welcher Farbe und in welchem Regal sie etwas abgeheftet haben, als wenn sie etwas im digitalen Verzeichnisbaum ablegten. Diejenigen, die seit Jahrzehnten so zu arbeiten gewohnt waren, sind schwer zu überzeugen, wenn man versucht ihnen nahezulegen, dass man digitale Dokumente mit Metatags versehen und sie über Zeitstempel und Suchfunktion schneller finden kann.

Kinder lernen nachweislich besser, wenn sie sich das Schreiben klassisch mit Papier und Stift aneignen. [1] Papier macht kreativ. Nirgendwo sonst als beim Brainstorming wird uns dies bewusst. Auf Papier niedergeschriebene Ideen, so abstrakt die sein mögen, schaffen neue Gedankengänge und führen eher zum Ziel, als wenn man vor einem leeren Word-Dokument auf die weiße Bildschirmfläche starrt.

Trotz der zunehmenden Digitalisierung unseres Alltags, trotz intelligenter, vernetzter Geräte steigt der Papierverbrauch stetig. Allein im Jahr 2016 stieg der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier um 2,8 Prozent an. [2] Wir schreiben zwar weniger Briefe, dafür wird jede noch so unwichtige E-Mail ausgedruckt. Während der Trend in den 1990er Jahren zum recycelten Umweltpapier ging, verwendet man heute Briefpapier, Visitenkarten und Flyer in Kartonstärken zwischen 100 g/m² und 350 g/m². Die Haptik und Optik solcher Papiersorten verleiht mehr Gewicht in der Wahrnehmung der Kunden. Online-Shops für Bürobedarf und Online-Druckereien bieten Papiersorten für jeden Anlass und Geschmack an.

Tipps zum Papiersparen im Alltag und Büro

Papier besteht aus Zellulose, die wiederum aus Holz gewonnen wird. Die Verarbeitung von Papierrohstoffen ist mit einem Energieaufwand und folglich mit CO2-Ausstoss verbunden. Auch wenn das Papier und der Stift nach wie vor die Lieblings Kreativ-Werkzeuge der Deutschen sind, kann man dennoch bewusster im Umgang mit Papier werden und so den Verbrauch reduzieren.

  • Überlegen Sie, ob Sie einen Papierausdruck wirklich benötigen.
  • Verwenden Sie einseitig bedruckte Blätter als Schmierzettel.
  • Drucker und Kopierer lassen sich mit wenigen Klicks für beidseitigen Ausdruck einstellen.
  • Es gibt heute eine Vielzahl fertiger Lösungen für ein papierloses Büro. Neben Dokumenten, Protokollen und Notizen lassen sich sogar Rechnungen digitalisieren. Solche Rechnungen haben auch für Finanzamt und andere Behörden volle Rechtgültigkeit.[3]
  • Kleben Sie auf den Briefkasten einen Aufkleber "Bitte keine Werbung!" dran. Alle Werbeprospekte lassen sich auch bequem mit einem Smartphone oder Tablet abrufen.
  • Verzichten Sie auf Einweggeschirr und Kaffe-2-Go-Becher.

Quellennachweise

  1. Es ist gut fürs Gehirn, mit der Hand zu schreiben
  2. Das papierlose Büro - Warum es nicht ohne Papier geht, Wochenblatt.de
  3. Scopevisio - digitale Rechnungen